CABECERA
TUTORIAL ACCESS

Abrir Access | Los diferentes componentes | Crear una base de datos | Cerrar una base de datos | Abrir una base de datos | Crear una tabla de datos | Asignar una clave principal a un campo | Guardar una tabla | Cerrar una tabla | Modificar el diseño de una tabla | Introducir y modificar datos en una tabla | Bajar en formato PDF


ACCESS 2003


Abrir Access:

- Desde el icono de Access del escritorio.
- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en el ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre  Microsoft Access, y se iniciará el programa.

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 Los diferentes componentes:

- La barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. En el extremo derecho están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
- La barra de menú: Contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús despegables. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar del libro de trabajo. Los menús despegables tienen tres tipos básicos de elementos:

  • Comandos inmediatos: se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos
  • Otro menú despegable: al situarse sobre éste se abre un nuevo menú con más opciones. Se reconoce por la flecha que aparece a la derecha
  • Comando con ventana: Al hacer clic aparece una ventana o cuadro de  diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distingue porque el nombre acaba en puntos suspensivos.

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú Insertar.
- La barra de herramientas estándar: Contiene iconos sobre las operaciones más habituales. Las operaciones que no se pueden seleccionar en un determinado momento aparecen sin color.
- La barra de estado: se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

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Crear una base de datos

-Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.
Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo... O bien hacer clic sobre el icono Nuevo ade la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.
A continuación aparecerá el cuadro de diálogo: Archivo nueva Base de datos:
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botón Crear.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos y aparecerá la ventana Base de datos:
Si observas la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes tipos de objetos que podemos tener en la base de datos (tablas, consultas, formularios, ...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado a la izquierda, Access nos muestra los objetos que hay creados de este tipo y nos permite crear nuevos de distintas formas.

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Cerrar una base de datos

- Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar.
- O bien hacer clic sobre el botón Cerrar ade la ventana Base de datos.

Si queremos además cerrar la sesión de Access elegimos la opción salir o hacemos clic en el botón cerrar ade la ventana de Access.

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Abrir una base de datos

- Desde la barra de menús: Ir al menú Archivo, elegir la opción Abrir...
- Desde la barra de herramientas: Hacer clic sobre el icono Abrir ade la barra de herramientas.
- Desde el panel de tareas: Tenemos un apartado Abrir un archivo donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron y la opción Más archivos... Elegir la opción Más archivos...

En cualquiera de los tres casos anteriores aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Al final del menú desplegable de la opción Archivo de la barra de menús aparece una lista con los últimos documentos abiertos.


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Crear una tabla de datos

Desde la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado,  hacemos clic en el icono a y se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:
- Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
- Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
- Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
- Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.
- Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.

            Desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño. Aparecerá la ventana Diseño de tabla.
En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (si no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le asigna por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en el nomento que el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Podemos definir un campo utilizando el generador de campos a o bien podemos definir nosotros mismos los campos directamente.
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos. Hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado de la hoja de datos.

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Asignar una clave principal a un campo

Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal ade la barra de herramientas.
Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono a.

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Guardar una tabla

- Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar.
- Hacer clic sobre el botón Guardar ade la barra de herramientas.
Si la tabla no tiene nombre aparece el diálogo Guardar como

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Cerrar una tabla

- Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar.
- Hacer clic sobre el botón Cerrar ade la ventana de la tabla de datos.

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Modificar el diseño de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Seleccionar la tabla que queremos modificar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botón Diseño ade la ventana de la base de datos.
Aparecerá la ventana de diseño de tablas.

  • Modificar la definición de un campo: posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias.
  • Añadir un nuevo campo: ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo o situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono ade la barra Diseño de tabla, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.
  • Eliminar un campo: posicionarse en el campo y hacer clic en el icono ade la barra Diseño de tabla o seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Por último guardar la tabla.

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Introducir y modificar datos en una tabla

Una vez abierta la tabla de datos que contiene la tabla que queremos modificar hacemos clic en tablas, Luego seleccionamos la tabla que queremos abrir y hacemos clic sobre ella.
Para abrir la Vista de Hoja de Datos podemos hacer clic en Abrir o simplemente hacer doble clic sobre la tabla. Aquí podemos observar todos los datos que tenemos guardados en la tabla, modificarlos, añadir nuevos registros, y ordenar los campos entre otras cosas.

  • Cambiar el ancho de la columna: colocamos el cursor del ratón entre ambas columnas hasta que cambie de forma. Luego hacemos clic y sin soltar el botón del ratón arrastramos el cursor hasta obtener el ancho deseado.
  • Desplazar columnas: colocamos el cursor del ratón sobre el nombre de la columna y hacemos clic, y luego sin soltar el ratón arrastrar hasta el sitio donde queremos cambiar de posición.
  • Ordenar los campos de la tabla: Seleccionamos la columna por la cual queremos ordenar nuestra tabla y hacemos clic sobre cualquier parte de ella. Luego hacemos clic en el botón     para ordenar de forma ascendente o en    para ordenar descendentemente.
  • Modificar un valor de la tabla: Los cambios se guardarán automáticamente. Hacemos clic donde queramos modificar o ingresar un dato y luego escribimos.
  • Desplazarnos por los registros: El triángulo negro es el indicador de registro activo que nos muestra en qué registro nos encontramos actualmente. Para desplazarnos hacia el siguiente registro hacemos clic en el botón siguiente registro a, para desplazarnos al registro anterior hacemos clic en el botón registro anterior   a . También podemos ir al registro concreto escribiendo su número de registro o usar las flechas del teclado.
  • Crear un nuevo registro: podemos escribir simplemente en una nueva fila los datos que queramos, hacer clic en el botón de nuevo registro      en la barra de herramientas o en el botón nuevo registro a de la barra de desplazamiento.
  • Seleccionar y eliminar filas: Movemos el puntero del ratón sobre el extremo izquierdo de la primera fila a seleccionar hasta que tome un aspecto de flecha horizontal. Para seleccionar la fila hacemos clic sobre ella. Sin soltar el botón del ratón arrastramos el cursor hasta seleccionar todas las filas que queremos borrar. Luego hacemos clic en el botón eliminar registro   a      en la barra de herramientas o presionamos Supr o Del en el teclado. Access nos pregunta si estamos seguros de eliminar estos registros.

Modificar el alto de las filas: colocamos el cursor entre dos filas. Cuando el cursor cambie de forma hacemos clic y sin soltar el botón del ratón arrastramos el cursor hacia abajo hasta alcanzar el alto deseado.

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